Antragstellung Anschreiben

Zu einem Antrag gehören drei Elemente:
ein Anschreiben, der eigentliche schriftliche Antrag und ein Kosten- und Finanzierungsplan.

1. Anschreiben
Ein Anschreiben sollte eine Benennung und kurze Vorstellung des Projektes enthalten. Wichtig ist besonders die Benennung der Antragshöhe, denn es gibt einige Förderquellen, die ihre Antragsverfahren nach der Antragshöhe ausgerichtet haben. So gibt es für geringere Antragssummen oftmals ein vereinfachtes Verfahren. Ganz wichtig auch die Benennung einer Ansprechperson für Rückfragen (Telefonnummer!) und die Angabe einer Kontoverbindung.

2. Antrag (siehe hierzu auch AUFBAU ANTRAG)
Folgende Inhalte sollten in einem Antrag beschrieben werden:

  • Überschrift
  • TrägerIn des beantragten Projektes
  • Bezeichnung des Projektes
  • Hintergrund
  • Ziel und Zielgruppe
  • Projektdurchführung

3. Kostenplan
Aus einem Kostenplan muss ersichtlich sein, welche Kosten bei dem geplanten Projekt anfallen werden. Hier ist es wichtig, dass alle aufgeführten Kosten auch in einem inhaltlichen Zusammenhang mit dem formulierten Antrag stehen.
Beispiel: Es sind Kosten für den Druck eines Selbstdarstellungs-Flyers im Kostenplan aufgeführt, obwohl eine Abendveranstaltung geplant ist.
Im Antrag wird jedoch erklärt, daß dies eine massgebende Veranstaltung in der Region ist. Zu dieser Veranstaltung werden viele MultiplikatorenInnen kommen und daher ist ein Selbstdarstellungs-Flyer mit inhaltlichen Angaben über die Arbeit der Gruppe unbedingt notwendig.

3.1. Personalkosten
Personalkosten sind nicht bei allen Förderquellen förderfähig, eine entsprechende Recherche bei den Förderquellen ist daher notwendig. In der Regel werden bei kleineren Projekten die Personalkosten durch ehrenamtliche Arbeit abgedeckt. Es kann durchaus mal vorkommen, dass die zur Verfügung stehende ehrenamtliche Arbeit nicht ausreicht und auf Honorarkräfte zurückgegriffen werden muss. Es empfiehlt sich, dieses Arbeitsverhältnis dann mit einem Honorarvertrag zu untermauern. Für steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen solcher Verträge ist der Antragsteller verantwortlich.

Es sollte niemals vergessen werden, die ehrenamtliche Arbeit mit aufzuführen. Sie ist unentbehrlich für alle Gruppen und Initiativen und nur weil sie nicht mit Bargeld entlohnt wird, sollte sie nicht als "wertlos" angesehen werden. Eine Angabe über die zu leistende ehrenamtliche Arbeit stärkt das Projekt und macht deutlich, wie dieses im Umfeld eingebunden ist. Wenn man die eingebrachten Arbeitsstunden mit 10 € hochrechnet und im Kostenplan mit aufführt, spricht man auch von valorisieren. Setzt man die valorisierten ehrenamtliche Arbeit ins Verhältnis zu den Gesamtkosten eines Projektes, dann wird oftmals deutlich, dass hier der wesentliche Teil des Aufwands für das Projektes liegt.
Es hat sich als praktisch erwiesen, schon bei der Projektplanung entsprechende Listen zu entwerfen, in die geleistete ehrenamtliche Stunden eingetragen werden können. Ihr werdet staunen, wie oft man diese Arbeit in ihrem Umfang unterschätzt.

3.2. Sachkosten Büro
Die Sachkosten Büro umfassen alle Kosten, die in einem laufendem Büro anfallen. Nicht immer müssen diese genauestens aufgeführt werden. Viele Förderquellen akzeptieren auch eine 10%-ige Verwaltungspauschale in diesem Bereich. Wenn die Kosten jedoch nicht pauschal veranschlagt werden sollen, dann bitte darauf achten, dass diese Kosten mit entsprechende Belege bei der Abrechung plausibel gemacht werden.

3.3. Veranstaltungskosten
Veranstaltungskosten sind die Kosten, die durch die Veranstaltung bedingt sind. Veranstaltungen können sein: Vortragsveranstaltung, Seminare, Vernetzungstreffen..... Diese Veranstaltungen bringen entsprechende Kosten mit sich, wie z.B. das Drucken von Handzetteln oder Plakaten, Raumkosten, ReferentInnenkosten, Kosten für Technik oder auch Fahrtkosten für die Organisation und Durchführung.
Achtung: Für ReferentInnenkosten gibt es bei manchen Förderquellen Obergrenzen!
Auch Fahrtkosten sind durch Kilometersätze begrenzt.
Eine Kilometerpauschale von 0,18 Cent bis zu 0,22 Cent pro gefahrenen Kilometer kann man i.d.R. bei vielen Fördertöpfen geltend machen. Eine entsprechende Auslistung mit den Angaben wer, weshalb, wohin, wie gefahren ist, erläutert die Notwendigkeit dieser Kosten und trägt damit zum Sachzusammenhang bei.
Kosten für Catering und Verpflegung (ausgenommen für ReferentenInnen) gelten bei vielen Förderquellen als nicht förderfähig. Dies sind anfallende Kosten, die man gut im Eigenanteil mit berücksichtigen kann.

Grundsätzlich gilt für alle Kosten, dass sie förderfähig sein können. Man muss durch entsprechende Argumente und Erklärungen deutlich machen, weshalb sie inhaltlich notwendig sind.

3.4. Materialerstellung
Unter Materialerstellung fallen die Kosten, die zur Herstellung von Informationsmaterial anfallen. Entwicklungspolitische Bildungs- und Öffentlichkeitsarbeit findet hauptsächlich im Inland statt. Die Gruppen wählen aus, mit welchem Material sie ihre Informationen an die Öffentlichkeit wiedergeben wollen. Klassisches Informationsmaterial sind Informationsbroschüren oder ein Flyer, aber auch Filmerstellungskosten oder Kosten für das Erstellen einer Ausstellung.

4. Finanzierungsplan
Aus dem Finanzierungsplan ist zu ersehen, wer die anfallenden Kosten tragen bzw. bezahlen wird. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen dem Eigenanteil und den Zuschüssen von anderen.

4.1. Eigenanteil
In jedem Projekt stecken Elemente, die vom Träger des Projektes selbst getragen werden. Diese werden oftmals nicht explizit aufgelistet. Wir raten allen Gruppen, diesen Punkt bei einer Antragstellung nicht zu vernachlässigen. Wenn man Fördergelder und Unterstützung für seine Projekte erbittet, sollte man nicht versäumen, deutlich zu machen, was alles von der eigenen Seite zum Gelingen des Projektes beigetragen wird.

An erster Stelle steht die Arbeit, die man in das Projekt steckt. Diese kann haupt- oder ehrenamtlich sein. Die ehrenamtliche Arbeit kann man mit 10 € pro Stunde valorisieren. Weitere anfallende Kosten, die auch als valorisierte Eigenleistung gelten sind z.B. privates Essen, private Übernachtung und Raummiete.

Achtung: Für valorisierte Eigenleistungen fließt kein Geld. Man macht mit den aufgeführten Sätzen nur deutlich, daß hier Leistungen des Antragstellers erbracht werden.

Bei grösseren Projekten kann es schwierig werden, den geforderten Eigenanteil aufzubringen. Hier sollte man seinen valorisierten Eigenanteil genau überdenken. Weiterhin besteht die Möglichkeit, durch eine Kooperation mit einer anderen Organisation seinen Eigenanteil zu erhöhen. Beispiel: Die Partnerschaftsgruppe einer Kirchengemeinde veranstaltet eine Ausstellung. Die Kirchengemeinde kann von den Kosten nichts übernehmen, erklärt sich jedoch bereit, die Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen. Die Kirchengemeinde kann als Kooperationspartner gesehen werden und die Raumkosten können als Eigenleistung valorisiert werden.

In den Eigenanteil kann auch Geld mit einfliessen. Dies bezeichnet man dann als Eigenmittel. Teilnehmerbeiträge und Eintrittsgelder sowie Verkaufserlöse von Informationsmaterial gelten als Eigenmittel.
Von allen Förderquellen wird ein Eigenanteil gefordert. Die Höhe des geforderten Eigenanteil variiert von 10 bis 30% und kann immer als Eigenleistung und/oder Eigenmittel erbracht werden.

4.2. Zuschüsse
Unter dem Punkt Zuschüsse werden alle Organisationen bzw. Förderquellen aufgeführt, die an der Finanzierung beteiligt sind. Nicht bei allen hat man im Vorwege eine Förderzusage erhalten, daher gibt es die Möglichkeit, Förderquellen auch mit "angefragt" zu kennzeichnen. Wichtig ist, dass die Finanzierung auf "sicheren Beinen" steht. Je nach Grösse des Projektes, muss im Vorwege bereits geklärt werden, wie die Chancen stehen, Zuschüsse zu erhalten und ob nicht gedeckte Kosten durch einen höheren Eigenanteil abgedeckt werden können.
Das Einwerben von Fördergeldern ist ein sehr umfassendes Thema und kann an dieser Stelle nicht weiter erläutert werden. Bitte wendet euch diesbezüglich mit eurer Projektidee an uns oder andere Beratungsstellen.

5. Anlagen
Wenn es Informationen über die Gruppe oder schon gelaufene Projekte gibt, kann man diese gut einem Antrag beilegen. Auch Entwürfe über Veranstaltungsankündigungen oder Hintergrundartikel zum Thema oder Presseberichte eignen sich als Anlage.