Tipps und Beispiele

  1. Von der Projektidee zum Antrag
  2. Abrechnung
  3. Literaturhinweise
  4. BEISPIELE

1. Von der Projektidee zum Antrag
Bevor ein Antrag gestellt werden kann, muss entsprechende Vorarbeit in der Gruppe geleistet werden. Projektideen gibt es in der Regel zahlreiche und es gilt in der Gruppe zu klären, welche Idee zur Umsetzung gelangen soll. Je nach Umfang der damit verbundenen Arbeit, kann ein Projekt auch nur von einigen Gruppenmitgliedern ausgeführt werden. Die Projektidee sollte jedoch von der ganzen Gruppe getragen werden.

Das Definieren einer Projektidee steht am Anfang eines Projektes. Dann kann mit weiteren Planungen und dem Beschaffen von Informationen begonnen werden. Ein frühzeitiges Planen erleichtert allen Beteiligten die Arbeit. Ausserdem sind Projekte, die bereits begonnen haben, i. d. R. von der Förderung ausgenommen.

Eine Informationsquelle über in Frage kommende Fördertöpfe ist der Förderlotse. Er informiert übersichtlich über Antragsfristen, Antragshöhen, Antragsberechtigung, Eigenanteil usw. Hier kann man sich einen ersten Überblick verschaffen und hat alle Förderrichtlinien und Formulare parat. Gezielt können dann telefonisch mit Finanzierungsträgern Rücksprache gehalten werden und Detailfragen erläutert werden.

Jetzt gelangt man in die Projektphase, in der ein Antrag formuliert werden muss. Hier noch einige Tipps:

  • Den Antrag nicht zu lang formulieren.
  • Die Nord-Süd politische Relevanz einbauen
  • Beim Finanzierungsplan auf eine realistische Einschätzung der Kosten achten.
  • Dazu gehört, dass man sich Angebote einholt, z.B. für Druckkosten, Layout, Raumkosten. Diese Angebote können bereits dem Antrag beigefügt werden.
  • Reserven einplanen (Man kann auch einen Posten "unvorhergesehene Kosten" im Kostenplan aufführen).

2. Abrechnung
Wer öffentliche Gelder beantragt, ist auch verpflichtet nachzuweisen, dass er diese "ordnungsgemäß" verwendet hat. Zum Einen muß für den Förderer belegt werden, dass das beantragte Projekt auch stattgefunden hat. Zum Anderen werden nicht nur für die Förderer die tatsächlich angefallen Kosten nachgewiesen, sondern man verschafft sich selbst auch einen Überblick über den Projektverlauf. Deshalb sollte man nicht erst nach dem Projektende an die Abrechnung denken. Bereits bei der Projektbeantragung und der Recherche in den Förderrichtlinien, kann man ersehen, was für die spätere Abrechnung notwendig ist. Bereits zu diesem Zeitpunkt sollte ein Ordner o.ä. angelegt werden, in dem die Belege und die Bewilligungsbescheide gesammelt werden. Wir empfehlen, die Abrechnung möglichst bald zu erledigen.

Einige Förderquellen haben spezielle Vordrucke für die Abrechnung, die verwendet werden müssen. Bei anderen reicht eine Ausgaben/Einnahmerechnung. Ebenso wollen einige die Originalbelege während andere Kopien akzeptieren. Dies sind Bedingungen, die bereits im Bewilligungsbescheid aufgeführt werden oder ansonsten gleich vorweg geklärt werden sollten.

Was auf jeden Fall zu einer Abrechnung gehört, ist ein kurzer Sachbericht.
Aus diesem muß der Ablauf des Projektes hervorgehen, die Teilnehmerzahl und ob das Projektziel erreicht worden ist. Wer hat was wann wo gemacht und hatte es den gewünschten Erfolg?

Sachberichte müssen nicht "geschönt" werden. Das Projekte mal nicht erfolgreich waren kann vorkommen. Ein missglücktes Projekt wird von jedem akzeptiert, wenn eine entsprechende Ursachenforschung gemacht wird. Wo lagen die Probleme? Was kann man nächstes Mal besser machen? Von diesen Erfahrungen können andere lernen, wenn man sie weitergibt.

In dem Sachbericht sollte auf Abweichungen zwischen dem Kostenplan und der jetzigen tatsächlichen Abrechnung eingegangen werden (Soll-Ist-Vergleich). Eine Abweichung von ca. 10% bei den einzelnen Positionen wird von meist allen Förderquellen toleriert (siehe hierzu entsprechenden Bewilligungsbescheid). So können Mehrkosten bei dem einem Posten des Kostenplans durch Minderkosten bei anderen Posten ausgeglichen werden.

Grössere Abweichungen sollten nicht erst in der Abrechnung auftauchen. Es kann immer mal sein, dass ein Projekt nicht wie geplant verläuft und man zu organisatorischen Änderungen gezwungen ist. Wichtig ist jedoch, wenn solche Probleme auftauchen, dass man diese kurz seinen Förderquellen mitteilt und sich deren Zustimmung holt. Dies kann man in den meisten Fällen durch ein kurzes Telefonat erreichen. Innerhalb des Kostenplans kann man dann Positionen umnutzen.

Was nicht ohne Probleme geht, ist ein auftauchendes Defizit bei der Finanzierung auszugleichen. Keine Förderquelle schiesst bei Problemen nochmals nachträglich Geld in ein Projekt. Sollte es trotz sorgfältiger Kostenplanung zu Defiziten kommen, dann bleibt nur die Möglichkeit, diese durch einen höheren Eigenanteil auszugleichen.

Es kommt auch immer mal vor, dass die geplanten Kosten nicht in der erwarteten Höhe auftreten und ein Überschuss sich abzeichnet. Durch private Beziehungen erhalten ehrenamtliche arbeitende Gruppen manchmal Rabatte oder es kommt zu unerwarteten Sachspenden. Dieses berechtigt dann nicht, nachträglich noch nicht kalkulierte Kosten zu erzeugen. Auch hier gilt, dass im Rahmen von einer 10%-igen Abweichung die Positionen des Kostenplans untereinander ausgeglichen werden können. Alles was darüber hinausgeht muss an die entsprechende Förderquelle zurückgezahlt werden.

Die wichtigsten Grundsätze für eine Abrechung.

  • Die Abrechnung so schnell wie möglich nach dem Projektende machen!
  • Bei Veränderungen im Kostenplan sofort Rücksprache mit den Förderer halten!

3. Literaturhinweise

  • "Fundraising, Arbeitshilfe für Selbsthilfe- und Bürgerinitiativen Nr. 21"
    Die Arbeitshilfe ist für Gruppen und Initiativen geschrieben. Daher arbeitet sie mit Schlüsselbegriffen, Überblicken und Beispielen und gibt wertvolle Tipps und Hinweise. Eine Hilfe wirklich für die Praxis, welches jede Gruppe besitzen sollte!
    Bezugsquelle: Siftung MITARBEIT, Bornheimer Str. 37, 53111 Bonn, info@mitarbeit.de
  • "mehr möglich machen, Finanzierungsinstrumente der Entwicklungspolitischen Inlandsarbeit"
    Die Broschüre ist eine Zusammenstellung von bundes- und landesweiten Förderquellen mit Angaben über Adressen, Ansprechpartnern und Rahmenbedingungen. agl, Dezember 2001
    Bezugsquelle: BEI, Papenkamp 62, 24114 Kiel, info@bei-sh.org
  • "Stiftungen helfen. Machen Sie mit! ein Handbuch zur Stiftungsarbeit in Schleswig-Holstein die Ministerpräsiedentin des Landes Schleswig-Holstein, 2001
  • "Projektförderung durch Stiftungen-Umweltschutz und lokale Agenda 21"
    Der Informationsleitfaden stellt 250 Stiftungen vor, die zu den Themen Umwelt-, Natur- und Landschaftsschutz arbeiten. Er ist verständlich geschrieben und beinhaltet eine Einführung zur Arbeitsweise von Stiftungen, praktische Arbeitshilfen zu Projektentwicklung und eine Literaturliste.
    Bezugsquelle: Wissenschaftsladen Bonn, ISBN 3-935907-001, 2002

4. Hier könnt Ihr Euch BEISPIELE ansehen und ausdrucken lassen: